Osnove računovodstva bomo predstavili skozi zgodbo o osebi, ki začne nov posel. Oseba je Janez Perez – zdrava pamet, ki v svoji skupnosti vidi potrebo po storitvi dostave paketov. Janez je raziskoval svojo idejo in pripravil poslovni načrt, ki dokumentira sposobnost njegovega novega poslovanja.
Janez se je srečal tudi z odvetnikom, da bi razpravljal o obliki poslovanja, ki bi ga moral uporabljati. Glede na njegovo specifično situacijo so sklenili, da bo korporacija najboljša. Janez se odloči, da bo ime njegove korporacije Direct Delivery, Inc. Odvetnik tudi Janezu svetuje glede različnih dovoljenj in vladnih identifikacijskih številk, ki bodo potrebne za novo korporacijo.
Janez je trd delavec in pameten človek, a priznava, da mu ni dobro pri računovodskih zadevah. Predvideva, da bo uporabljal nekaj računovodske programske opreme, vendar se želi pred izbiro srečati s profesionalnim računovodjem. Od svojega bankirja prosi, naj priporoči profesionalnega računovodjo, ki je prav tako usposobljen za razlago računovodstva nekomu brez računovodskih izkušenj. Janez želi razumeti računovodske izkaze in želi biti v koraku s svojim novim poslom. Njegov bankir priporoča Marilyn, računovodkinjo, ki je pomagala mnogim strankam, ki jih vodijo mala podjetja.
Na svojem prvem srečanju z Marilyn jo Janez prosi za pregled računovodstva, računovodskih izkazov in potrebe po računovodski programski opremi. Na podlagi Janezevega poslovnega načrta Marilyn vidi, da bo verjetno vsako leto na tisoče transakcij. Navaja, da bo računovodska programska oprema omogočila elektronsko snemanje, shranjevanje in iskanje teh številnih transakcij. Računovodska programska oprema bo Janezu omogočila izdelavo računovodskih izkazov in drugih poročil, ki jih bo potreboval za vodenje svojega podjetja.
Janez se zdi zmeden nad pojmom transakcija, zato mu Marilyn daje pet primerov transakcij, ki jih bo moral zabeležiti Direct Delivery, Inc.:
- Janez bo brez dvoma začel svoj posel, tako da vanj vloži nekaj svojega osebnega denarja. Dejansko kupuje delnice skupne zaloge Direct Delivery.
- Neposredna dostava bo morala kupiti trdno, zanesljivo dostavno vozilo.
- Podjetje bo začelo zaslužiti pristojbine in zaračunavati strankam za dostavo svojih paketov.
- Podjetje bo zbiralo zaslužke.
- Posel bo imel stroške pri poslovanju, kot so plača za Janeza, stroški, povezani z dostavnim vozilom, oglaševanjem itd.
S tisoč takšnimi transakcijami v danem letu je Janez pameten začeti uporabljati računovodsko programsko opremo že od začetka. Računovodska programska oprema bo hkrati ustvarila prodajne račune in računovodske vnose, pripravila izjave za stranke brez dodatnega dela, napisala čeke, samodejno posodobila računovodske evidence itd.
Z navado, da vsakodnevne poslovne transakcije vnese v svoj računalnik, bo Janez nagrajen s hitrim in enostavnim dostopom do določenih informacij, ki jih bo potreboval za sprejemanje dobrih poslovnih odločitev. Marilyn pove Janezu, da je računovodski “transakcijski pristop” uporaben, zanesljiv in informativen. Sodelovala je z drugimi lastniki malih podjetij, ki menijo, da je dovolj, da preprosto “vedo”, da je njihovo podjetje med letom doseglo 30.000 dolarjev (samo na podlagi dejstva, da ima v lasti 30.000 dolarjev več kot 1. januarja). To so ljudje, ki začnejo na napačni nogi in končajo v Marilynovi pisarni in iščejo finančni nasvet.
Če Janez v svoj računalnik vpiše vse transakcije Direct Delivery, bo dobra računovodska programska oprema Janezu omogočila tiskanje njegovih finančnih izkazov s klikom na gumb. V delih 2 do 7 bo Marilyn razložila vsebino in namen treh glavnih računovodskih izkazov:
- Izkaz poslovnega izida
- Bilanca stanja
- Izkaz denarnih tokov
